Книги по саморазвитию постоянно учат нас – концентрируйтесь на главном, на приоритетных целях и задачах, только тогда вы станете успешными. Совет совершенно справедлив не только для человека, но и для бизнеса. Именно благодаря этому принципу во всем мире активно развивается аутсорсинг. Правильно, зачем компании распылять усилия на те функции, которыми она заниматься не умеет, например, бухгалтерский учет, ИТ, маркетинг и т.д. Логичнее отдать их профессионалам. Они зарабатывают на этом, а значит, сумели выстроить процессы максимально эффективно. НО! —Где взять таких профессионалов? Есть ли они сегодня на российском рынке? А может, пока надежнее иметь специалиста в штате?
Давайте порассуждаем, насколько реалии развития аутсорсинга в России близки к желаемому идеалу.
Или этот идеал, как мираж в пустыне, мелькает где-то вдалеке, но пока не достижим?
Понимание ситуации на рынке сложилось в моей голове, так как мы успели изучить аутсорсинг со всех сторон: и как заказчик, передав функции бухгалтерии и поддержки ИТ-инфрастуктуры другим компаниям, и как исполнитель, занимаясь сопровождением учетных систем клиентов. Итак, начнем.
Когда компания начинает искать аутсорсера?
Рынок аутсорсинга в России еще не сформирован, и у многих компаний пока нет культуры потребления такого рода услуг. Правда такова, что российский бизнес приходит к аутсорсингу скорее от безнадеги, нежели с целью повышения эффективности.
Вопрос о передаче какой-то функции на аутсорсинг в большинстве случаев возникает тогда, когда компания по той или иной причине теряет штатного специалиста, который работал давно и хорошо знал компанию. Равноценную замену в такой ситуации найти не всегда получается. Ведь сотрудники, как пазлики в мозаике , – каждый индивидуален. А значит, когда один пазлик теряется, не так-то просто заполнить образовавшуюся пустоту кем-то другим. В итоге компания, устав от безрезультатных поисков, начинает задумываться об аутсорсинге.
Так было и с нами. Мы передали бухгалтерский учет на аутсорс, когда третий бухгалтер ушла в декретный отпуск, и мы поняли – что-то нужно менять.
Какие проблемы возникают при работе с аутсорсерами?
Та масса тренингов по продажам, которую предлагает сегодня рынок, постепенно дает свои плоды. Многие компании научились хорошо продавать. Они понимают проблематику клиента, умеют доносить преимущества и отрабатывать возражения.
Это касается и аутсорсеров. Клиенты нередко ведутся на красивые буклеты с цифрами и верят, что все их проблемы будут решены. Однако реальность чаще всего оказывается далека от нарисованной картинки, и клиент меняет аутсорсера, иногда не один раз. Почему так происходит?
Большинство аутсорсеров, с которыми сталкивались мы и наши клиенты, имеет ряд общих недостатков, они:
- Не занимаются выстраиванием системы работы. Чтобы работа аутсорсера была действительно эффективной, она должна быть максимально упорядочена. Если штатный сотрудник может оперативно решать неструктурированный объем задач, то с аутсорсером это не прокатит. Чтобы он мог выполнять работу качественно, ему нужно помочь клиенту выстроить систему процессов. Однако чаще всего аутсорсер берет то, что есть в данный момент у клиента, и пытается с этим работать.
- Не уделяют внимания отчетности. Компании обычно не доносят информацию о результатах выполненной работы клиенту. В результате у клиента нет четкого понимания, насколько хорошо они трудятся.
- Не действуют проактивно. Аутсорсеры обычно готовы делать то, что просит клиент. Они тушат пожары и не пытаются подумать, почему так происходит и как эти проблемы предотвратить в дальнейшем.
В итоге поиски хорошего партнера продолжаются до тех пор, пока компании не надоест или она не найдет свой идеал, что в текущих условиях весьма сомнительно.
Если компании все-таки надоело менять подрядчиков, как одноразовые перчатки, и тратить на это время, есть два варианта развития событий. Первый — руководство понимает, что не готово к аутсорсингу, и вновь находит штатного сотрудника. Второй – компания пытается понять, как выстроить взаимоотношения с партнером таким образом, чтобы сотрудничество приносило пользу.
Как выбрать правильного аутсорсера?
Как же добиться того, чтобы жить с аутсорсером в мире и согласии и получать от этого сотрудничества выгоду? В первую очередь надо изначально подобрать подходящего кандидата. Аутсорсинг – выполнение определенной функции. Поэтому вам надо понимать, как будут протекать процессы, которые обеспечивают выполнение этой функции. Только тогда есть шанс получить результат.
Узнайте, как аутсорсер видит принимаемые процессы, сопоставьте с вашим представлением, и вместе пропишите на бумаге, как в итоге должно быть.
Да, это непросто. Но если подойти к выбору с умом и потратить чуть больше времени и сил, то потом не придется кусать локти и рвать волосы в разных местах.
Подготовив письменное описание процессов, и вы, и аутсорсер получите четкое понимание того, что должно получиться в результате вашего сотрудничества.
При этом, если вторая сторона не готова к диалогу и не учитывает ваши пожелания в области процессов, это серьезный звоночек прекратить общение и найти тех, кто готов меняться.
Еще раз повторюсь, обязательно описывайте в соглашении не только результат, но и сами бизнес-процессы.
Как получить от аутсорсинга пользу?
После того, как аутсорсер, который умеет слушать и готов меняться, найден, приступайте к работе.
Помогайте своему партнеру стать лучше, давайте ему обратную связь и вместе развивайте подходы к аутсорсингу.
Чтобы получить хорошего партнера, придется приложить усилия. Как там в известной песне: «я его слепила из того, что было».
Вам нужно растить аутсорсера вместе с собой. Мы пришли к такому выводу, когда сменили несколько компаний в поисках идеала, но так его и не нашли. Теперь мы всячески помогаем нашим партнерам совершенствовать свою работу — и все остаются в выигрыше.
Те функции, которые мы передали на аутсорсинг, сегодня обходятся нам дешевле, а качество их стало лучше. Так что в битве «штатный специалист — аутсорсер» для нас победа осталась за последним.
Вы тоже можете получить выгоду от аутсорсинга, если подойдете к этому вопросу с умом и будете вкладывать свои силы в развитие ваших отношений с партнером.
Выбирайте аутсорсера правильно и вместе двигайтесь к результату!
