В прошлый раз мы поговорили о том, что порядок в компании определяет ее эффективность. Бардак же чаще всего ведет к потерям, а значит, с ним нужно бороться. Однако прежде чем сломя голову кидаться на передовую, нужно изучить своего врага. Так вы сможете лучше подготовиться и одолеть его меньшими силами. Поэтому сегодня расскажу о самых распространенных видах беспорядка.
Сразу скажу, что этот список не является законченным и никоим образом не претендует на полноценную классификацию. Это всего лишь то, с чем мы сталкиваемся в своей работе. На мой взгляд, эти виды бардака — главные вредители, которые мешают компании расти и развиваться, медленно, но верно подтачивая ее основу. С этим нужно бороться в первую очередь.
1. БАРДАК, ВЫЗВАННЫЙ ВЕДЕНИЕМ УЧЕТА ВРУЧНУЮ. Это, конечно, самый банальный вид бардака, но он существует и съедает достаточно ресурсов. Обнаруживается, когда люди считают то, что может посчитать машина. В результате ведение учета поглощает слишком много времени и сил.
Возьмем простой пример. Если нам вдруг вздумается вести бухгалтерский учет по-старинке в амбарных книгах, нам придется найти офис побольше, чтобы разместить всех бухгалтеров, которые будут нужны для выполнения той же самой работы новым, а вернее, старым способом.
Конечно, этот пример несколько утрирован. Однако и сейчас в России достаточно предприятий, где бухгалтерский учет автоматизирован кусочно, и много работы выполняется вручную.
Еще один яркий пример – расчет заработной платы. Последнее время автоматизация этого процесса становится модной тенденцией среди крупных компаний. Оно и понятно. Наконец многие осознали, что система может посчитать зарплату для 1000 сотрудников со всеми премиями и прочими начислениями или удержаниями гораздо быстрее, чем существующие «унаследованные» системы, которые тоже автоматизируют процесс расчета, но зачастую требуют ручных корректировок, переброски информации и как следствие повышается трудоёмкость как самого расчета так и поиска ошибок, которые при таком варианте неизбежно возникают.
Замечу, что устранение этого вида бардака с помощью автоматизации не только упрощает ведение учета, но и помогает предотвратить потери, связанные с человеческим фактором. Благодаря системе любые ошибки можно найти и исправить гораздо быстрее.
2. БАРДАК В ОБСЛУЖИВАНИИ КЛИЕНТОВ. Нередко представители компании, которые взаимодействуют с клиентами, крайне слабо проинформированы о состоянии заказа клиента, впрочем, как и о нем самом. Разные менеджеры заставляют заказчика по 10 раз пересказывать свою историю, доводя его до точки кипения.
Потери в этом случае не всегда заметны сразу. Но со временем такой подход приводит к снижению лояльности. В результате компании приходится тратить значительно больше средств на поиск и привлечение новых клиентов, так как существующие больше не хотят иметь с ней дело.
Самое интересное, что многие понимают, как это исправить — нужно внедрить CRM-систему. Скажу больше, как только страну накрывает очередной кризис и конкуренция обостряется, 1С отмечает резкое увеличение спроса на типовые решения по автоматизации CRM. Однако качество обслуживания клиентов не увеличивается пропорционально купленным программам, а успешные внедрения CRM можно сосчитать по пальцам. Почему так происходит?
К сожалению, многие рассматривают коробку как готовую таблетку: поставил — и она работает.
Однако для начала нужно понять, как выстроить процесс работы с клиентами, чтобы удовлетворить их ожидания, разобраться, какие сотрудники, в какое время и какой информацией должны обладать. И только потом бежать за программой.
Правильно выстроенная CRM -система позволяет проявить заботу о клиенте. Ведь не так страшно, что мы не выполнили заказ вовремя. Всякое бывает. Страшно, что мы даже не сообщили об этом клиенту. А это уже говорит об отношении. Клиенты это очень быстро понимают и, не задумываясь, уходят к конкурентам.
3. БАРДАК, СВЯЗАННЫЙ С ПРОСТОЕМ ИЛИ ПЕРЕГРУЗКОЙ ОБОРУДОВАНИЯ. Без автоматизации трудно рассчитать загрузку оборудования, чтобы, с одной стороны, не допустить простоев, а с другой — перегрузок.
При этом оптимизация использования оборудования на производственных предприятиях может значительно увеличить прибыль компании. Например, скажу по своему опыту, что если оборот компании — 1 млрд, то при повышении эффективности загрузки производственных ресурсов (люди, станки и т.п.) на 10% можно повысить прибыль на 2-5% от выручки, а это 20-50 млн. рублей в год. При этом 10% — цифра, которая реальна практически для каждой компании. Где-то добиться этого легко, где-то сложнее, но сделать можно всегда.
4. БАРДАК В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ УЧЕТЕ. Когда у компании нет данных, чтобы провести маржинальный анализ, и она не понимает, на каких продуктах зарабатывает – это бардак.
Мы должны разложить свою деятельность на источники получения доходов и генерации затрат, чтобы принимать правильные решения: какие продукты делать, каким клиентам продавать и по какой цене.
Допустим, мы продаем товары 100 клиентам, 5 из которых приносит 80% дохода. Казалось бы, нам надо сосредоточить внимание на обслуживании этой «золотой пятерки» в ущерб всем остальным. Однако, прежде чем делать такие выводы, нужно провести маржинальный анализ. Ведь может получиться так, что учет всех затрат на производство, доставку и обслуживание этих клиентов полностью поглотит доход, который мы получаем. В результате «золотая пятерка» окажется убыточной, а остальная мелочь, на которую мы не обращали внимания – той рукой, которая нас кормит.
Вывод – обязательно организуйте управленческий учет (в частности маржинальный анализ) для поддержки принятия управленческих решений. Как говорится: «Если мы что то не оцифруем то мы этим не управляем».
5. БАРДАК ПРИ СОГЛАСОВАНИИ ДОГОВОРОВ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ. Я уже столько раз об этом говорил, что боюсь надоесть вам с этой темой. Поэтому скажу только, что если документы у вас до сих пор бегают на бумаге с приставленными к ним ногами сотрудников, то можете не удивляться огромным затратам времени на эту работу и периодически возникающим форс-мажорам. Документооборот должен быть электронным и ТОЧКА.
6. БАРДАК, ВЫЗВАННЫЙ СТРУКТУРНЫМИ ПРОБЛЕМАМИ В БИЗНЕСЕ. Оптимизируя деятельность одного подразделения, компании не всегда учитывают возможности других. Представьте, что вы купили новое оборудование, и теперь производство готово переваривать 40 заказов в день. Однако в продажах ничего не изменилось, и они по-прежнему обрабатывают только 20 заказов.
Зачем тогда мы потратили деньги на новые станки? – Непонятно. Вопрос останется риторическим до тех пор, пока мы не подтянем продажи до нового уровня.
Чтобы таких неожиданностей не возникало, нужно определить общую цепочку создания ценности для клиента (от привлечения до обслуживания), прежде чем что-то улучшать. Важно понять, как оптимизировать ресурсы по всей цепочке.
Как правильно говорится: здоровых нет, есть недообследованные. Бардак существует во всех компаниях. Сегодня я хотел лишний раз обратить на него ваше внимание и показать врага в лицо.
Наверняка, изучив все эти виды бардака, вы не узнали для себя чего-то особенно нового. Многие видят бардак, но не все понимают, как его устранить. Для этого нужна специальная технология. Хотите узнать, как правильно бороться с бардаком? – Обращайтесь, мы с удовольствием поделимся своим опытом в этом деле.
Хорошая статья, плюсану.
Решили с финологом выступить единым фронтом?
Так вот, было сказано, что если ты знаешь своих врагов и знаешь себя, ты можешь победить в сотнях сражений без единого поражения.
Так вот, было сказано, что если ты знаешь своих врагов и знаешь себя, ты можешь победить в сотнях сражений без единого поражения.